Import / Export (Excel) — Documentation QodPOS

Faire entrer vos fichiers Excel (produits, ingrédients, recettes, clients, fournisseurs) et les ressortir, avec un aperçu avant d'enregistrer.

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Tutoriel vidéo — Importer son catalogue depuis Excel ▶ 3:30

La page Import / Export (menu Administration) fait entrer vos fichiers Excel dans la caisse et les en fait sortir, dans les deux sens : un fichier exporté se relit tel quel, donc vous pouvez exporter, modifier dans Excel, réimporter et les changements s'appliquent. Idéal pour démarrer.

Les cinq fichiers#

Carte	Contenu	Colonnes clés
Produits	Le catalogue de la caisse	Nom\*, Catégorie, Prix de vente, Prix d'achat, TVA %, Code-barres, Unité, Description, Suivre le stock, Seuil d'alerte, Allergènes, Actif, Stock (lecture seule)
Ingrédients	Les matières premières	Nom\*, Famille, Unité, Prix d'achat, Suivre le stock, Seuil d'alerte, Code-barres, Allergènes
Fiches techniques	Les recettes	Produit\, Rendement, Ingrédient\, Quantité\*, Unité
Clients	Vos clients	Nom\*, Téléphone, E-mail, Adresse, ICE, Délai de paiement, Plafond de crédit, Remise %, Notes
Fournisseurs	Vos fournisseurs	Nom\*, Téléphone, E-mail, Notes, Actif

(\* obligatoire.) Les Produits et Clients demandent un rôle de responsable ; Ingrédients, Fiches techniques et Fournisseurs demandent la gestion de stock (le magasinier les voit). Une carte que vous n'avez pas le droit d'utiliser n'apparaît pas.

Les trois boutons de chaque carte#

Modèle : un fichier vide avec les colonnes, deux lignes d'exemple et une feuille « Mode d'emploi ».
Exporter : vos données actuelles, mêmes colonnes.
Importer un fichier : .xlsx ou .csv (10 Mo, 5 000 lignes au plus).

L'icône (i) de chaque carte liste ses colonnes et celles qui sont obligatoires.

Importer, pas à pas#

Choisissez le fichier. Une fenêtre Aperçu affiche, sans rien enregistrer, trois compteurs : À créer, À mettre à jour, Refusées.
Lisez les lignes refusées (« Ligne 12 — … », elles seront ignorées), les points « À savoir » et la liste « Ce qui sera fait » (badges nouveau / mise à jour).
Confirmer l'import : tout s'applique d'un coup, et l'import est noté au journal d'activité. Une ligne en erreur est ignorée, jamais appliquée à moitié.

Les règles à connaître#

Créé ou mis à jour ? Chaque ligne est comparée à l'existant : un produit par code-barres puis par nom, un client par téléphone (puis par nom si l'un des deux n'a pas de téléphone), le reste par nom. Trouvé : mis à jour ; sinon : créé.
Une case vide ne change rien. Pour ne mettre à jour que les prix, gardez seulement les colonnes Nom et Prix de vente.
Les en-têtes acceptent des synonymes (« désignation », « famille », « prix »). Les oui/non acceptent oui, non, 1, 0, vrai, faux, actif, inactif.
Un même nom deux fois dans le fichier est refusé.
Dans quel ordre ? 1) Produits, 2) Ingrédients (et préparations), 3) Fiches techniques, 4) Clients et fournisseurs quand vous voulez. Un ingrédient cité dans une recette mais absent de votre liste est créé automatiquement (avec un avertissement) : pensez à lui donner un prix d'achat.
Les recettes : une ligne par ingrédient, le produit répété. La recette d'un produit présent dans le fichier remplace l'ancienne ; les produits absents du fichier ne bougent pas. Les variantes d'un produit se gèrent dans sa fiche, pas dans le fichier.
Et le stock ? Il ne s'importe pas : il bouge par documents (voir le stock). Pour votre stock de départ, faites un inventaire, qui sait lire un fichier Excel (inventaires).
Avec « Stock au plus juste », un import ne peut pas changer l'unité d'un produit ou ingrédient qui a encore du stock.

Un bloc « Autres fichiers » mène aux rapports, aux commandes, aux inventaires et aux comptes clients.